En tant qu’employeur, il vous est imposé, par le Code du travail, un certain nombre d’entretiens à organiser avec vos salariés, sous peine de sanctions.

Nous vous proposons ci-dessous un panorama des entretiens obligatoires et des modalités de mise en œuvre :

1.LES ENTRETIENS PROFESSIONNELS OBLIGATOIRES

A. Entretien professionnel périodique : tous les 2 ans

• Champ d’application :

Un entretien professionnel, distinct d’un entretien d’évaluation, doit obligatoirement être mis en œuvre par l’employeur dans toutes les entreprises, quel que soit leur effectif.

Tous les salariés doivent en bénéficier, sans distinction de statut ou d’ancienneté, et quelles que soient la nature et la durée de leur contrat de travail (contrat à durée déterminée ou indéterminée, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation…), qu’ils soient à temps partiel ou à temps plein.

• Périodicité :

L’employeur doit en faire bénéficier chaque salarié tous les 2 ans, appréciés de date à date (article L 6315-1 du code du travail).

Cependant, un accord collectif d’entreprise ou, à défaut, de branche peut prévoir une périodicité des entretiens professionnels différente. Cette dernière peut être plus courte ou plus longue que les 2 ans prévus par la loi.

• Information du salarié lors de l’embauche :

À l’occasion de son embauche, le salarié doit être informé qu’il bénéficiera tous les 2 ans d’un entretien professionnel avec son employeur.

La loi laisse à l’employeur le soin de déterminer les modalités de cette information, cependant il est important que cette information conserve bien sa valeur d’information sur une obligation légale, et ne puisse être analysée comme un engagement contractuel ou unilatéral de l’employeur qui perdurerait même en cas d’abrogation de la loi.

Cette information peut figurer :

• Soit dans le contrat de travail,
• Soit dans la lettre d’accompagnement du contrat ou de la promesse d’embauche,
• Soit dans un document remis lors de l’embauche, tel qu’un livret d’accueil.

La loi ne prévoit pas de sanction spécifique en cas de non-respect de cette information, cependant, si l’employeur ne réalise pas cette information, le salarié peut solliciter le versement de dommages-intérêts en réparation du préjudice causé par le manquement à ses obligations.

• Contenu de l’entretien

L’entretien professionnel doit être consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi.

Ainsi, concrètement, il convient de mettre en exergue, du côté du salarié :

• Les évolutions depuis le précédent entretien professionnel (ou depuis l’embauche s’il s’agit du premier entretien) : postes occupés, formations suivies, progressions salariale/professionnelle,
• Les souhaits du salarié, notamment en ce qui concerne la mobilité géographique/fonctionnelle, une réévaluation des missions, les formations, etc.…,
• Les moyens que celui-ci envisage au regard de ses souhaits.

L’entretien professionnel doit comporter également des informations relatives à la validation des acquis de l’expérience (C. trav. art. L 6315-1, I, al. 1) https://www.vae.gouv.fr/)

Doivent être données également  au salarié des informations relatives à l’activation par le salarié de son compte personnel de formation, aux abondements de ce compte que l’employeur est susceptible de financer et la possibilité de recourir aux services d’un conseil en évolution professionnelle (https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F32457).

La loi ne précise pas le contenu exact des informations à transmettre. L’information semble donc assez libre, dès lors que l’employeur aborde ces dispositifs lors de l’entretien.

Il est en outre précisé par la loi que l’entretien professionnel ne peut pas porter sur l’évaluation du travail du salarié (C. trav. art. L 6315-1, I, al. 1).

En conséquence, les entreprises pratiquant des entretiens annuels d’évaluation doivent prévoir des entretiens professionnels distincts, à des moments différents.

B. Entretien professionnel après certaines absences

• Cas d’application :

L’entretien professionnel doit être proposé systématiquement au salarié qui reprend son activité à l’issue :

–  d’un congé de maternité ;

–  d’un congé parental d’éducation (à temps plein ou partiel) ;

–  d’un congé de proche aidant ;

–  d’un congé d’adoption ;

–  d’un congé sabbatique ;

–  d’un arrêt longue maladie (tel que prévu à l’article L. 324-1 du code de la sécurité sociale) ;

–  d’un mandat syndical.

• Date de l’entretien :

Dans les situations visées ci-dessus, l’entretien doit être proposé même si le salarié a déjà bénéficié d’un entretien professionnel moins de 2 ans auparavant.

Il est conseillé à l’employeur de faire cette proposition dès que le salarié reprend son activité et par écrit afin de se ménager la preuve qu’il a respecté son obligation.

Il est à noter en outre que l’entretien peut avoir lieu, à l’initiative du salarié, à une date antérieure à la reprise de poste (C. trav. art. L 6315-1, I, al. 2)

C. Entretien d’état des lieux : tous les 6 ans

Cet entretien permet de vérifier que le salarié a bénéficié au cours des 6 dernières années des entretiens professionnels bisannuels (ou selon la périodicité fixée par accord collectif) et d’apprécier s’il a :

• suivi au moins une action de formation ;
• acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de son expérience ;
• bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

(C. trav. art. L 6315-1, II, al. 2 à 5 ; C. trav. art. L 6315-1, III)

2. CONVOCATION

Il est recommandé à l’employeur de convoquer le salarié à l’avance, avant tout entretien, par écrit (courriel, courrier remis en main propre).

Un délai de 8 à 15 jours entre la convocation et l’entretien est un délai raisonnable.

3. REDACTION D’UN DOCUMENT

La loi dispose expressément que l’entretien professionnel et l’état des lieux récapitulatif donnent lieu chacun à la rédaction d’un document dont une copie est remise au salarié (C . trav., art. L6315-1, 1).

Ce document doit permettre, en cas de contentieux, de démontrer que ces entretiens ont bien eu lieu et que le contenu imposé par la loi a été respecté.

4. SANCTIONS

Sanctions prévues par le code du travail

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le Code du travail prévoit une sanction spécifique lorsque le salarié n’a pas bénéficié des entretiens professionnels obligatoires et d’une formation non obligatoire (C. tra., art. L 6315-1 et art. L. 6323-13).

Cette sanction est la suivante : un abondement d’un montant de 3 000 euros doit être inscrit au compte personnel de formation du salarié, et l’employeur doit verser une somme d’un même montant à la Caisse des dépôts et consignations.

Dommages-intérêts

Le code du travail ne prévoit pas de sanction spécifique pour les entreprises de moins 50 salariés, cependant, quel que soit l’effectif de l’entreprise, l’employeur qui manque à son obligation d’organiser tous les 2 ans un entretien professionnel, et tous les 6 ans un état des lieux récapitulatifs, s’expose à devoir verser des dommages-intérêts au salarié qui en est privé, si celui-ci justifie d’un préjudice.

Et l’employeur ne peut pas valablement invoquer pour sa défense que le salarié a expressément sollicité aucune formation d’adaptation à son poste de travail (Cass. Soc., 16 septembre 2020, n°18-889).

Il est à noter que les entretiens obligatoires et leurs modalités de mise en œuvre listées ci-dessus détaillent les dispositions prévues par le code du travail, il convient toujours de vérifier si la convention collective applicable à votre entreprise ne prévoit pas des stipulations spécifiques sur ce point.

Nous nous tenons à votre disposition pour vous apporter de plus amples informations.